Le Covid-19 a imposé les solutions de dématérialisation et contribué à encourager de plus en plus de personnes à les utiliser. Aujourd’hui incontournables, elles proposent aux professionnels de nombreux avantages et sont au centre de la transition digitale, qui est elle-même un enjeu majeur des entreprises de tous les secteurs. G-System, votre expert digital à Lyon vous propose des solutions de dématérialisation pleinement en mesure de répondre à vos besoins.
En quoi consiste la dématérialisation ?
La dématérialisation concerne désormais tous les services et tous les secteurs. La pandémie de Covid-19 a imposé le télé-travail à toutes les entreprises en mesure de le proposer à leurs collaborateurs. En cela, il a été nécessaire de repenser la manière de travailler en équipe et donc de communiquer et d’échanger des données et des informations primordiales au bon fonctionnement des activités. Depuis, la dématérialisation est devenue un véritable standard et a ainsi poussé de nombreux professionnels à accélérer leur transformation digitale.
La dématérialisation implique donc de s’affranchir totalement du papier. Tous les documents sont édités sous une forme numérique. On compte deux types de dématérialisation à savoir la dématérialisation duplicative, qui consiste à transformer un document papier en format numérique, et la dématérialisation native. Cette dernière implique que le document est directement créé au format numérique.
La dématérialisation signifie donc que les documents sont entièrement stockés et gérés en numérique. Elle comprend également la signature électronique, elle aussi très utilisée depuis le Covid-19. Dans ce cas de figure, un document qui nécessite par exemple la signature d’un client est envoyé directement par mail à ce dernier. Le client peut alors signer depuis son ordinateur ou son smartphone grâce à un système d’identification sécurisé et renvoyer le document.
Quels sont les objectifs de la dématérialisation ?
La dématérialisation s’inscrit dans une volonté de mettre en place des solutions de travail plus intuitives. En mesure de répondre à de nombreuses exigences pour permettre aux professionnels de relever les défis d’aujourd’hui et de demain, la dématérialisation présente en cela plusieurs avantages non négligeables :
- Le gain de productivité : qui dit dématérialisation dit automatisation de certaines tâches et donc réduction des coûts. La productivité des salariés est donc décuplée.
- Gain de place : avec la dématérialisation, il est possible de libérer beaucoup de place dans les bureaux et d’utiliser ces espaces à d’autres fins.
- Une démarche plus écologique : grâce à la dématérialisation, les professionnels peuvent renforcer leur politique RSE et limiter leur empreinte carbone.
- Elle est adaptative : le Covid-19 a parfaitement démontré l’utilité et la flexibilité de la dématérialisation. Une entreprise n’a plus à demander à ses clients de systématiquement se déplacer pour signer des documents. Il n’est plus nécessaire d’expédier les dits-documents par la Poste. Les délais sont donc considérablement raccourcis pour encore une fois, un gain non négligeable de productivité. La dématérialisation peut de plus venir compléter un fonctionnement impliquant des documents papiers. L’un n’exclut pas l’autre.
La dématérialisation est donc bel et bien un enjeu majeur pour les entreprises. Pour envoyer des documents, les signer, les gérer, les stocker sur une plate-forme sécurisée (les fameux coffres-forts numériques), dans un total respect du RGPD (le Règlement Général sur la Protection des Données), la dématérialisation s’impose d’elle-même.
G-System vous accompagne dans la dématérialisation
Votre expert digital à Lyon, peut vous proposer plusieurs solutions de dématérialisation pour faciliter votre transformation digitale. De la même manière que nous vous accompagnons pour choisir le matériel d’impression, l’imprimante professionnelle ou le photocopieur les plus adaptés à vos besoins, nous mettons en place des solutions de dématérialisation pour vous aider à faire face aux exigences d’aujourd’hui. Ces solutions, conçues pour vous permettre de profiter de nombreux avantages, entraînent non seulement des économies d’argent mais augmentent aussi votre capacité à vous adapter, tout en appréciant un gain de productivité. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.
