La GED, pour Gestion Électronique des Documents, est aujourd’hui incontournable pour les entreprises de très nombreux secteurs. Et si elle est apparue dans les années 1980, elle figure aujourd’hui parmi les outils dont les professionnels ne peuvent plus se passer.
G-System, votre expert digital à Lyon en Auvergne-Rhône-Alpes vous accompagne pour toutes les questions relatives à la bureautique, à l’impression, à l’informatique, à la sécurité des données, à la maintenance mais aussi aux solutions GED.
Logiciel GED en Auvergne-Rhône-Alpes avec G-System
Le nombre croissant des flux documentaires, la dématérialisation de plus en plus importante des documents, accélérée par la crise sanitaire du Covid-19 et le développement de nouveaux modes de communication informatique ont encouragé la création de la gestion électronique des documents. Le logiciel GED permet ainsi non seulement de grouper et de rationaliser l’ensemble des documents qui circulent dans l ‘entreprise mais aussi de les maîtriser pleinement. Il s’agit en cela d’un outil indispensable dans la transition digitale, ou transformation numérique.
La GED : un outil incontournable de la transition digitale
Partagée par tous au sein de la structure, la GED facilite grandement la gestion et l’exploitation de tous les documents électroniques mais aussi papiers. Ces derniers peuvent provenir du courrier traditionnel et des emails. La GED concerne aussi les documents de type Word et Excel, les outils de gestion, les documents relatifs à la compatibilité, à l’organisation des plannings ou encore les documents et les outils des ressources humaines. En d’autres termes, la GED fédère tous les outils, logiciels et matériels qui sont utilisés dans le cadre du traitement de documents numériques.
Le mode de fonctionnement de la GED
La GED fonctionne globalement selon plusieurs étapes :
- Acquisition des documents : les documents peuvent être numériques ou sur support papier. Il peut par exemple s’agir d’archives. Dans ce dernier cas de figure, le document peut être scanné ou retranscrit grâce à un logiciel de reconnaissance optique des caractères.
- Les documents sont ensuite classés, référencés et indexés.
- Les documents sont accessibles facilement et rapidement grâce à la GED.
- Chaque document peut être partagé au sein de la structure, via Internet ou Intranet, ou à l’extérieur.
- L’archivage : la GED peut être associée à un SAE, ou Service d’Archivage Électronique.
Votre logiciel GED en Auvergne-Rhône-Alpes avec G-System
La GED a donc pour mission d’organiser les documents, de les collecter, de les diffuser, de les rechercher, les sécuriser et même les créer, tout en les rendant accessibles, dans le cadre d’objectifs professionnels ciblés. Pour une entreprise, très concrètement, la GED permet par exemple d’accéder très vite à un document. La GED présente également l’avantage de supprimer les archives physiques, qui prennent à la fois de la place dans les locaux, et qui sont aussi vulnérables et chronophages.
Les avantages du logiciel GED à Lyon en Rhône-Alpes avec G-System
G-System propose des solutions GED sur-mesure, pour répondre pleinement aux besoins de chaque entreprise, en fonction de son secteur d’activité, de sa taille et de ses spécificités. G-System inclut également la solution du réseau numéro 1 des échanges numériques entre les entreprises. Concrètement, cela permet d’expédier et de recevoir tout le courrier entre les différents partenaires. Le courrier qui transite par cette application fait office de système d’archivage électronique sécurisé très performant. L’application est aussi automatisée, avec détection des destinataires et des fonctionnalités très pratiques comme la preuve de réception et de consultation par le destinataire.
La GED : un outil central de la transition digitale
La GED est très utile pour s’affranchir des documents papiers, pour organiser la totalité des documents d’une entreprise, faciliter l’archivage, optimiser la circulation des informations, gérer les flux des documents, classer, mieux rechercher les documents et gagner du temps. Elle permet aussi de sécuriser l’information et d’avoir accès à distance à tous les documents relatifs à l’activité de l’entreprise.
La GED est par exemple très pertinente dans le cadre du télé-travail et répond à des problématiques diverses, en dotant l’entreprise d’un outil modulable pour lui permettre de se développer et mener à bien ses projets. N’hésitez pas à prendre contact avec l’équipe de G-System pour en savoir plus au sujet des solutions
