La transition numérique a redistribué les cartes pour les entreprises qui doivent aujourd’hui faire face à de nouveaux défis. Une transformation dont les enjeux sont désormais incontournables pour satisfaire de nouvelles demandes mais aussi pour sécuriser les données tout en les rendant disponibles à tous les collaborateurs et autres associés de l’entreprise. En cela, l’archivage électronique est très important.
G-System, votre expert en bureautique à Lyon, vous propose la solution de dématérialisation la plus pertinente en fonction de la taille de votre structure mais aussi des exigences de votre activité.
Solution de dématérialisation à Lyon : l’enjeu de l’archivage en entreprise
Alors qu’auparavant, une société devait archiver tous ses documents sous un format papier, dans des meubles spécifiques, aujourd’hui, la transformation numérique a changé la donne. Ainsi, l’archivage numérique est de plus en plus adopté par les entreprises. Il permet non seulement de conserver tous les documents sur une durée définie, mais les rend aussi accessibles à tout moment, très rapidement. L’archivage numérique apporte également une sécurité indéniable. Surtout quand on opte pour la bonne solution de dématérialisation.
En d’autres termes, l’archivage numérique offre les avantages suivants :
- Sécurisation des documents et des données ;
- Documents accessibles à tout moment ;
- L’archivage numérique est aujourd’hui garant d’une authentique sécurité juridique, fiscale mais aussi financière pour les entreprises.
Comment choisir la meilleure solution de dématérialisation pour un archivage numérique optimal ?
Il existe plusieurs solutions de dématérialisation qui proposent un archivage numérique des documents. Pour faire le bon choix, il faut avant tout se poser les bonnes questions, comme par exemple : la solution bénéficie-t-elle de mises à jour régulières ? La sécurité des données est-elle garantie ? Comment accéder aux documents facilement ?
Un autre point important relève de la conformité aux réglementations. Il est en effet crucial que la solution d’archivage électronique choisie soit en accord avec la ou les réglementations en vigueur.
Découvrez la solution de dématérialisation Eukles avec G-System
G-System vous permet de profiter des nombreuses fonctionnalités de la solution GED E-Doc Pro d’Eukles. Idéale pour réussir sa transformation digitale, cette solution de gestion électronique des documents permet notamment de classer automatiquement les documents mais aussi d’optimiser leur gestion.
Toutes les données de l’entreprise circulent de manière sécurisée et la solution sait s’adapter à la taille et aux besoins de la structure. Si l’archivage est bien sûr inclus, avec toutes les garanties, y compris celles qui relèvent de la conformité aux réglementations, la GED d’Eukles offre également de nombreuses fonctionnalités :
- Une connexion chiffrée et sécurisée ;
- Des données centralisées dans le cloud et accessibles à tout moment, depuis n’importe quel appareil ;
- Un logiciel qui s’adapte aux méthodes de travail de l’entreprise ;
- Une gestion sécurisée et intuitive des droits d’accès et des droits des collaborateurs ;
- Toutes les fonctions traditionnelles du traitement et du partage des documents ;
- Des process internes en mesure d’optimiser le travail collaboratif et le workflow ;
- Suivi des contrats en cours via la GED ;
- Mise à disposition du coffre-fort numérique Digiposte pour la gestion et l’envoie des bulletins de paie ;
- Signature des documents en ligne pour un gain de temps indéniable.
G-System vous propose la meilleure solution de dématérialisation à Lyon pour votre entreprise
Choisir la bonne solution de dématérialisation équivaut donc à pleinement réussir sa transformation numérique. Pour une sécurisation optimale des données, un accès permanent et sécurisé à tous les documents, un archivage intuitif et adapté et pour profiter plus globalement d’outils numériques puissants et pertinents, G-System vous accompagne.
N’hésitez pas à contacter dès maintenant notre équipe pour en savoir plus !
